Arbeitsweise des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie seiner Ausschüsse

Vorstand

Der Vorstand führt unter Leitung seines Vorsitzenden im Rahmen der Gesetze, der Satzung, der Geschäftsordnung für den Vorstand und der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat die Geschäfte der Gesellschaft.

Der Vorstand berät sich nach Bedarf (in der Regel jede zweite Woche) über den aktuellen Geschäftsverlauf, trifft im Rahmen dieser Sitzungen die notwendigen Entscheidungen und fasst die erforderlichen Beschlüsse. Die Mitglieder des Vorstands befinden sich in ständigem gegenseitigen Informationsaustausch untereinander und mit den jeweils zuständigen Abteilungsverantwortlichen. Die Länderverantwortung der Vorstandsmitglieder wird insbesondere über Aufsichtsratstätigkeiten in den Gruppenunternehmen wahrgenommen.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat wird in all jenen Angelegenheiten tätig, die in Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats definiert sind. Um die Wirksamkeit und Effizienz seiner Tätigkeiten und seiner Arbeitsweise sicherzustellen, überprüft der Aufsichtsrat seine Arbeitsweise regelmäßig, zumindest aber einmal im Jahr, im Rahmen einer Selbstevaluierung. Die vom Aufsichtsrat vorgenommene Evaluierung seiner Tätigkeit im Jahr 2023 hat ergeben, dass die Organisation und Arbeitsweise in zufriedenstellender Weise effizient und gesetzeskonform sind. Ein Änderungsbedarf oder Änderungswunsch in Bezug auf die bisher geübte Praxis konnte nicht festgestellt werden.

Der Aufsichtsrat prüft regelmäßig und überwacht laufend sowohl als Ganzes als auch durch seine Ausschüsse sowie durch seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter die Geschäftsführung der Gesellschaft sowie auch die Tätigkeit des Vorstands in Zusammenhang mit dessen Gruppenleitung und Gruppenüberwachung. Diesem Zweck dienen ausführliche Darstellungen und Erörterungen im Rahmen der Aufsichtsrats- und Aufsichtsratsausschusssitzungen sowie eingehende und zu einzelnen Themen vertiefende Besprechungen mit den Mitgliedern des Vorstands, welche anhand von geeigneten Unterlagen umfassende Erklärungen und Nachweise über die Geschäftsführung und die Finanzlage der Gesellschaft und der Gruppe erteilen. In diesen Gesprächen werden auch die Strategie, die Geschäfts­entwicklung (als Ganzes sowie in einzelnen Regionen), das Risikomanagement, das Interne Kontrollsystem und die Tätigkeit der Internen Revision und der Compliance-Funktion sowie der versicherungsmathematischen Funktion und die Rückversicherung, sowohl auf Holdingebene als auch auf Gruppenebene, diskutiert.

Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss führen auch direkte Gespräche mit dem Abschluss- und Konzernabschlussprüfer, um sich über den Rechnungslegungsprozess und den Fortschritt der Prüfungstätigkeit zu erkundigen und zu hinterfragen, ob im Rahmen der Prüfung wesentliche Feststellungen gemacht wurden. Den Mitgliedern des Prüfungsausschusses wird dabei auch die Gelegenheit eingeräumt, sich mit dem (Konzern-)Abschlussprüfer ohne Beisein des Vorstands auszutauschen, wobei im Geschäftsjahr von keinem der Mitglieder des Prüfungsausschusses davon Gebrauch gemacht wurde. Im Rahmen der Sitzungen zum Jahres- und Konzernabschluss werden sowohl im Prüfungsausschuss als auch im Gesamtaufsichtsrat die Prüfungsberichte gemeinsam mit den Prüfungsleiter:innen erörtert. Der Prüfungsausschuss hat den Bericht über die Solvabilität und Finanzlage auf Solo- und auf Gruppenebene geprüft und darüber dem Gesamtaufsichtsrat berichtet. Es wurden keine Umstände oder Tatsachen festgestellt, die Anlass zu Beanstandungen gegeben hätten.

Die Interne Revision legt dem Prüfungsausschuss quartalsweise einen Bericht vor. Bei Bedarf werden vom Leiter der Internen Revision einzelne Themen und Prüfungsschwerpunkte im Detail erörtert. Zusätzlich legt der Leiter der Internen Revision den jährlichen Revisionsplan dem Prüfungsausschuss zur Genehmigung vor. Mindestens einmal jährlich erklärt der Vorstand dem Prüfungsausschuss die Organisation und Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, der Internen Revision und des Risikomanagementsystems und legt dem Prüfungsausschuss einen diesbezüglichen schriftlichen Bericht vor, sodass sich dieser von der Wirksamkeit der eingerichteten Systeme überzeugen kann. Ergänzend dazu werden im Prüfungsausschuss der Bericht und die Beurteilung des (Konzern-)Abschlussprüfers betreffend die Funktionsfähigkeit des Risikomanagements behandelt. Im Aufsichtsrat wird darüber berichtet.

Der Prüfungsausschuss hat sich im Jahr 2023 auch mit den Berichten ORSA der VIG Holding und der VIG-Gruppe sowie dem IT-Sicherheitsbericht befasst und dem Aufsichtsrat darüber berichtet. Zusätzlich haben der Prüfungsausschuss sowie der gesamte Aufsichtsrat den Nachhaltigkeitsbericht 2023 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht) vom Vorstand erhalten, eingesehen und sorgfältig geprüft.

Mindestens einmal jährlich stellt der Vorstand dem Aufsichtsrat die in den VIG-Gesellschaften getroffenen Vorkehrungen zur Bekämpfung von Korruption dar und der Aufsichtsrat bespricht diese Maßnahmen.

Bei der Vorbereitung des Wahlvorschlages an die Hauptversammlung in Bezug auf die Wahl eines neuen Aufsichtsratsmitglieds berücksichtigt der Aufsichtsrat die vom Gesetz und dem Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen fachlichen und persönlichen Voraussetzungen, die ein Mitglied des Aufsichtsrats erfüllen und einhalten muss.

Auch bei der Vorbereitung des Wahlvorschlags an die Hauptversammlung betreffend den (Konzern-)Abschlussprüfer achten der Prüfungsausschuss und der Aufsichtsrat streng darauf, dass alle vom Gesetz und Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen Voraussetzungen und Bedingungen voll erfüllt sind. Als Unternehmen von öffentlichem Interesse werden die für Versicherungsunternehmen geltenden besonderen zusätzlichen Regeln der externen und internen Rotation und das besondere Ausschreibungsverfahren eingehalten. Darüber hinaus lässt sich der Aufsichtsrat nach Abschluss der Konzernabschlussprüfung eine Aufstellung vorlegen, aus der die gesamten Aufwendungen für die Prüfungen in sämtlichen Konzerngesellschaften ersichtlich sind. Diese Aufstellung ist gesondert nach Aufwendungen für den Konzernabschlussprüfer, für Mitglieder des Netzwerks, dem der Konzernabschlussprüfer angehört, und für andere im Konzern tätige Abschlussprüfer gegliedert.

Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2023 auch mit IT-Sicherheitsthemen beschäftigt.

Der Vorstand der VIG Holding informierte die Mitglieder des Aufsichtsrats im Jahr 2023 über wesentliche Nachhaltigkeits- und Informationssicherheitsthemen. Im Berichtsjahr wurden unter anderem das VIG 25 Nachhaltigkeitsprogramm sowie die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und Übergangspläne zur Eindämmung des Klimawandels behandelt.

Der Vorstand und der Aufsichtsrat haben für das Geschäftsjahr 2023 einen Vergütungsbericht erstellt.

Der Aufsichtsrat hat zur Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte aus seiner Mitte fünf Ausschüsse gebildet: Ausschuss für dringende Angelegenheiten (Arbeitsausschuss), Prüfungsausschuss (Bilanzausschuss), Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Personalausschuss), Strategieausschuss und Nominierungsausschuss.