Arbeitsweise des Vorstands und des Aufsichtsrats

Vorstand

Der Vorstand führt unter Leitung seiner Vorsitzenden im Rahmen der Gesetze, der Satzung, der Geschäftsordnung für den Vorstand und der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat die Geschäfte der Gesellschaft.

Der Vorstand berät sich nach Bedarf (in der Regel jede oder jede zweite Woche) über den aktuellen Geschäftsverlauf, trifft im Rahmen dieser Sitzungen die notwendigen Entscheidungen und fasst die erforderlichen Beschlüsse. Die Mitglieder des Vorstands befinden sich in ständigem gegenseitigen Informationsaustausch untereinander und mit den jeweils zuständigen Abteilungsverantwortlichen.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat wird in all jenen Angelegenheiten tätig, die in Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats definiert sind. Um die Wirksamkeit und Effizienz seiner Tätigkeiten und seiner Arbeitsweise sicherzustellen, überprüft der Aufsichtsrat seine Arbeitsweise regelmäßig, zumindest aber einmal im Jahr, im Rahmen einer Selbstevaluierung. Die vom Aufsichtsrat vorgenommene Evaluierung seiner Tätigkeit im Jahr 2019 hat ergeben, dass die Organisation und Arbeitsweise in zufriedenstellender Weise effizient und gesetzeskonform ist. Ein Änderungsbedarf oder Änderungswunsch in Bezug auf die bisher geübte Praxis konnte nicht festgestellt werden.

Der Aufsichtsrat prüft regelmäßig und überwacht laufend sowohl als Ganzes als auch durch seine Ausschüsse sowie durch seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter die Geschäftsführung der Gesellschaft sowie auch die Tätigkeit des Vorstands in Zusammenhang mit dessen Konzernleitung und Konzernüberwachung. Diesem Zweck dienen ausführliche Darstellungen und Erörterungen im Rahmen der Aufsichtsrats- und Aufsichtsratsausschusssitzungen sowie eingehende und zu einzelnen Themen vertiefende Besprechungen mit den Mitgliedern des Vorstands, welche anhand von geeigneten Unterlagen umfassende Erklärungen und Nachweise über die Geschäftsführung und die Finanzlage der Gesellschaft und des Konzerns erteilen. In diesen Gesprächen werden auch die Strategie, die Geschäftsentwicklung (als Ganzes sowie in einzelnen Regionen), das Risikomanagement, das Interne Kontrollsystem und die Tätigkeit der Internen Revision und der Compliance-Funktion sowie die Rückversicherung, sowohl auf Holdingebene als auch auf Konzernebene, diskutiert.

Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss führen auch direkte Gespräche mit dem Abschluss- und Konzernabschlussprüfer, um sich über den Rechnungslegungsprozess und den Fortschritt der Prüfungstätigkeit zu erkundigen und zu hinterfragen, ob im Rahmen der Prüfung wesentliche Feststellungen gemacht wurden. Den Mitgliedern des Prüfungsausschusses wurde dabei auch die Gelegenheit eingeräumt, sich mit dem (Konzern-)Abschlussprüfer ohne Beisein des Vorstands auszutauschen, wobei im Geschäftsjahr von keinem der Mitglieder des Prüfungsausschusses davon Gebrauch gemacht wurde. Im Rahmen der Sitzungen zum Jahres- und Konzernabschluss werden sowohl im Prüfungsausschuss als auch im Gesamtaufsichtsrat die Prüfungsberichte gemeinsam mit den Prüfungsleitern eingehend diskutiert und erörtert. Der Prüfungsausschuss hat den Bericht über die Solvabilität und Finanzlage der Gesellschaft geprüft und darüber dem Gesamtaufsichtsrat berichtet. Es hat keinen Anlass zu Beanstandungen gegeben.

Die Interne Revision legt dem Prüfungsausschuss quartalsweise einen Bericht vor. Bei Bedarf werden vom Leiter der Internen Revision einzelne Themen und Prüfungsschwerpunkte im Detail erörtert. Zusätzlich legt der Leiter der Internen Revision den jährlichen Revisionsplan dem Prüfungsausschuss zur Genehmigung vor. Mindestens einmal jährlich erklärt der Vorstand dem Prüfungsausschuss die Organisation und Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, der Internen Revision und des Risikomanagementsystems und legt dem Prüfungsausschuss einen diesbezüglichen schriftlichen Bericht vor, sodass sich dieser von der Wirksamkeit der eingerichteten Systeme überzeugen kann. Ergänzend dazu werden im Prüfungsausschuss der Bericht und die Beurteilung des (Konzern-)Abschlussprüfers betreffend die Funktionsfähigkeit des Risikomanagements behandelt. Im Aufsichtsrat wird darüber berichtet.

Zusätzlich haben der Prüfungsausschuss sowie der gesamte Aufsichtsrat den Nachhaltigkeitsbericht 2019 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht) vom Vorstand erhalten, eingesehen und sorgfältig geprüft.

Mindestens einmal jährlich stellt der Vorstand dem Aufsichtsrat die in den VIG-Gesellschaften getroffenen Vorkehrungen zur Bekämpfung von Korruption dar und der Aufsichtsrat bespricht diese Maßnahmen.

Bei der Vorbereitung von Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung in Bezug auf die Wahl von neuen Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigt der Aufsichtsrat die vom Gesetz und dem Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen fachlichen und persönlichen Voraussetzungen, die ein Mitglied des Aufsichtsrats erfüllen und einhalten muss.

Auch bei der Vorbereitung des Wahlvorschlags an die Hauptversammlung betreffend den (Konzern-)Abschlussprüfer achten der Prüfungsausschuss und der Aufsichtsrat streng darauf, dass alle vom Gesetz und Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen Voraussetzungen und Bedingungen voll erfüllt sind. Als Unternehmen von öffentlichem Interesse werden die für Versicherungsunternehmen geltenden besonderen zusätzlichen Regeln der externen und internen Rotation und das besondere Ausschreibungsverfahren eingehalten. Darüber hinaus lässt sich der Aufsichtsrat nach Abschluss der Konzernabschlussprüfung eine Aufstellung vorlegen, aus der die gesamten Aufwendungen für die Prüfungen in sämtlichen

Konzerngesellschaften ersichtlich sind. Diese Aufstellung ist gesondert nach Aufwendungen für den Konzernabschlussprüfer, für Mitglieder des Netzwerkes, dem der Konzernabschlussprüfer angehört, und für andere im Konzern tätige Abschlussprüfer gegliedert.

Der Aufsichtsrat hat zur Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte aus seiner Mitte fünf Ausschüsse gebildet: Ausschuss für dringende Angelegenheiten (Arbeitsausschuss), Prüfungsausschuss (Bilanzausschuss), Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Personalausschuss), Strategieausschuss und Nominierungsausschuss.

Weiters hat sich der Aufsichtsrat mit dem Thema Vergütungspolitik beschäftigt.

Zudem haben sich der Nominierungsausschuss sowie der Aufsichtsrat in der Berichtsperiode intensiv mit der zukunftsorientierten Zusammensetzung des Vorstands beschäftigt. Dabei war auch der Wechsel von Frau Dr. Havasi in den Vorstand der Donau Versicherung als Vorstandsvorsitzende ab 1. Jänner 2020 sowie das bevorstehende Mandatsende von Herrn GD-Stv. Fuchs im Jahr 2020 zu berücksichtigen. Der Aufsichtsrat hat im Jahr 2019 Herrn Mag. Lahner, Herrn Lehel und Herrn Mag. Riener mit Wirkung ab 1.Jänner 2020 in den Vorstand bestellt. Herr Mag. Lahner und Herr Lehel waren zuvor bereits Stellvertreter für den Vorstand und, so wie Herr Mag. Riener, bereits viele Jahre in der VIG-Versicherungsgruppe in Funktionen im In- und Ausland engagiert.